大規模なコミュニケーションが不足しがちな今だからこそ小さな意思疎通を積み重ねる

仕事で使用するプレゼン資料をチームで作成しており、私の担当部分の作成をなんとか締め切りに間に合わせようと奮闘してようやく完成しました。

しかし、締め切りの前日に上司に提示したところ私の担当部分だけが他とコンセプトが全く違っていて、徹夜で1日で完全に方向修正するという状態に陥りました。

結果的になんとか間に合ったのですが、このようなエラーがなぜおこったのか、どうすれば回避できたのかという部分について、私なりに考察しましたので今後のために書き残しておきます。

圧倒的にコミュニケーション不足

チームが集まってディスカッションするということすら、コロナ禍のなかでは頻繁には難しいところです。

本来であれば資料作成前に綿密なコミュニケーションをとりながらチームの方向性を決定し、それから着手すべきことなのですが、それが十分ではありませんでした。

オンラインでいくらでも話し合いの場はつくれますが、チームメイトがそういったことに不慣れであるということと、家庭を持っていると決まった時間に全員が集まるということが困難であるということ、業務を勤務時間内に完全に納めようという取り組みなどが邪魔をします。

私だけが方向性を誤った内容の資料を作成していたということを考えると、もっと頻繁に小さな集まりを勤務時間内にでも設定すべきだったのかもしれません。

自分一人の考えではなくチームの方向性に合わせる努力をする

先方から指定されたテーマが曖昧であったのもありますが、私の訴えたいことを前面に出したプレゼン資料となっていました。

私個人に依頼が来たわけではなく、あくまでチームに対しての依頼ですから、チームで同じ方向性のものを作成し、その中で専門職としての個性を出すことが必要でした。

今回の私の資料では、完全に私が個人的に訴えたいことに特化した内容となっており、他部門との連携がとれていませんでした。

細かな数字がずれていたりすると、聴いている人はどちらが本来の数値なのかと困惑します。

ここでもやはり、コミュニケーション不足が浮き彫りとなりました。

アピールするときにはしっかり前のめりでアピールする

何度かプレゼン資料作成の進捗状況を確かめるための予行練習をして、方向性をすり合わせることをしていたと思っていました。

ただ、チームの中でも私のセクションはあまり重視されていませんでした。

チームメイトは口では「あなたのセクションは非常に重要だ」と言ってくれていましたが、あまりに専門的すぎる内容でしたので、正直みんな私の専門領域についてあまり知識がなく、興味も薄かったのだと思います。

なので、練習でも細かいところを指摘されることはありませんでした。

ただ、プレゼン資料の最初に提示している発表タイトルは何度もみていたはずですので、前日にならないと指摘してもらえないということがすでにおかしい状況だとも言えます。

この点についてはチームメイトからも謝罪を受けましたが、私も自分のセクションの重要性をもっとアピールして、予行練習の時間配分を増やしてもらうなどのアピールをした方が良かったと思います。

時には強気で「ノー」と言えないとどんどん追い詰められる

あまり真剣に読んでくれていなかったと思われるプレゼン資料ですが、ダメ出しはたくさん受けました。

何度も修正しても修正箇所があらたに出現して、終わりが見えませんでした。

正直、指摘した上司でさえよくわかっていないような内容でしたので、その状態で何度も指摘され、それを律儀に修正していては終わるはずもありません。

自分が主張したいことはありました。

でもチームですのである程度は控えめにおさえることも必要だと思いました。

結果的にはもっとアピールした方が良かったと感じました。

・・・もうなにが一番良いのかわからない状況でした。

ただ、今回の件を受けて、もっと強気に出て自分の主張をアピールした上で方向性をすり合わせていくことも必要だったと思いました。

なんでもイエスというだけの状況ではなにも変わらないのだと思い知らされました。

家庭や友人などとのコミュニティでも意識して取り組みたい

結論として、どれもコミュニケーション不足というのが根本にあることです。

そしてこれは、仕事上のチームだけでなくあらゆる場面でのコミュニケーションでも言えることだと思います。

妻や子ども、友人など、1日を通していろんな人と接するわけですので、コミュニケーション不足というのはいろいろなすれ違いを生み出します。

最終的には修正不可能なまでに間違った方向に進んでしまわないためにも、日頃から小刻みでもいいのでコミュニケーションを積み重ねていく必要性を感じたできごとでした。

考えや行動を修正していけるのは他者ではなく自分のみであるということはわかっていますが、それでも相手に自分の考えを理解してもらい、変化を促すことは可能です。

最初から他者を変化させるのは無理だからと投げやりにならず、小さなことから積み重ねて信頼関係を構築していくことは大切なことだと感じました。

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